Yeni Makaleler

Etkili sunumun gerekleri

Başarılı bir sunum iyi bir planlamayla başlar. Öncelikle sunum ihtiyacı tam olarak anlaşılmalıdır. İş amaçlı sunumlarda içerik ve program önceden talep eden kurumla paylaşılmalı ve teknik detaylar kararlaştırılmalıdır. Katılımcı listelerinin önceden alınarak incelenmesi gerekir, katılımcı profilinin anlaşılması başarılı bir sunum için çok önemlidir. Mümkünse sunum ortamı önceden görülmelidir. Sunum öncesi zamanlama ve akışı kontrol etmek için sunumunuzu kendinize birkaç defa tekrar etmelisiniz. Bunun için en etkili yöntem kendinizi video’ya kaydederek izlemektir. Böylece vücut dilinizi de görmüş ve hatalarınızı farketmiş olabilirsiniz. İyi bir sunumcu olabilmek için başka diğer iyi sunumcuları da izlemek çok fayda sağlayacaktır.

Sunum, önceden somut olarak planlanmalıdır, yani katılımcılara verilmek istenen nedir? Bu sonuca ulaşmak için katılımcılar aşama aşama nasıl ikna edilecektir? Çoğu sunumcu yanlızca kendine odaklanma hatasına düşer, oysa ki sunum bir iletişimdir, yani karşılıklıdır. Bu nedenle katılımcıları da dinlemeye odaklanmalısınız. Onlar orada sizden bir bilgi almak için bulunmaktadır ama sunumunuz hakkındaki düşüncelerini ve hissettiklerini anlayabilmek için onları dinlemelisiniz. Bu şekilde istediğiniz sonuçlara ulaşamadığınızı anladığınızda gerekli değişiklikleri yapma şansınız da olacaktır.

Sunumlar giriş, gelişme ve sonuç olarak tasarlanmalı ve sunumda giriş bölümü %15, gelişme bölümü %70, sonuç bölümü ise %15’lik bir ağırlığa sahip olmalıdır. Giriş bölümünde temel olarak “Neden?” sorusunu cevaplamalısınız. Katılımcıların ortalama %35’i neden öğrenmeleri gerektiğini bilmek isteyecektir. Bu sorunun yanıtını alamazlarsa dikkatlerini konuya veremeyeceklerdir. Dolayısıyla giriş bölümünde dinleyicinin dikkati konuşmacının üzerine çekilir, konunun önemi ve amacı katılımcıya aktarılır ve konuşmacı kendini tanıtır. Giriş bölümünde anekdotların anlatılmasıyla veya uygun espriler yapılması suretiyle dinleyicinin dikkatini çekmek mümkündür. Benzer şekilde dikkat çekici ve sarsıcı bir soruyla veya cümleyle de dikkati çekmek mümkündür. Örneğin, “Daha önce bu sunumu izleyenlerin tamamı bir yıl içerisinde gelirlerini en az ikiye katladılar” ifadesi herkesin ilgisini çekecektir.

Gelişme bölümü, “Ne?” sorusunun cevaplanmasıyla başlar. Katılmcıların yaklaşık %20’si bu sorunun cevabını arayan, bilgiyi özümseyen tiplerdir ve bilginin içeriği ve kendilerine ne öğretileceği ile ilgilidirler. Gelişme bölümü devamında, “Nasıl?” sorusunun cevabıyla ilerler. Bu kısımla ilgilenenler katılımcıların yaklaşık %20’sidir ve toplayıcı tiplerdir. Bu sorunun cevabını alamazlarsa öğrendikleri şeyleri gerçek hayatta uygulayamazlar.

Sonuç bölümü ise, sunumdaki bilgilerin gerçek hayatta ne işe yarayacağının anlatıldığı kısımdır. Katılımcıların %25’i bununla ilgilidir. Bilgiyi gerçek hayatta yerine oturtmak için, katılımcıların sunum sonundaki beklenen davranış değişikliğini zihinlerinde canlandırabilmelerini sağlamak çok etkilidir. Katılımcıların öğrendiklerini uygulayacakları ve kendilerini görebilecekleri bir yöntem izlenmelidir. Etkili bir sonuç, girişteki bilgilere geri dönülerek ortaya çıkarılır. Giriş ve sonuçsuz bir ana bölüm sunuşu olamaz. Sunumun sonunda mutlaka tartışma için de bir zaman ayrılması gerekir. Dikkatin dağılmaması için sunum uzun sürecek ise, her bir bölümün zaman planlaması yapılmalı ve bir masa saati yardımıyla kontrol edilmelidir. Sunum esnasında kol saatinize bakmanız uygun olmayacaktır.      

          Etkili sunumun en önemli gereklerinden birisi görsellikten en iyi şekilde faydalanmaktır. Bugünün iş dünyasında sunumlar Microsoft’un Power Point programından faydalanılarak yapılmaktadır. Bu programın profesyonel birçok fonksiyonu bulunmaktadır. Dolayısıyla Power Point programına hakim olmak ve buradaki hazır sunum altyapısını etkili şekilde kullanabilmek artık herkes için bir gerekliliktir. Slayt ve tepegöz gibi sunum araçları ise artık kullanımdan kalkmaktadır.

Giriş – Gelişme – Sonuç olarak mantıklı bir biçimde gruplanmış konu başlıklarını kısa ve basit olarak slaytlara kaydetmelisiniz. Sunumun başında bir de içerik sayfası olmalıdır. Sunum slaytlarında yer verilen bilgi konu başlıklarıyla ve ana hatlarla sınırlı olmalıdır, hiçbir zaman bilgiyi satır satır okunacak şekilde sunmamalısınız. Her slaytta tüm kenarlardan 4’er cm. boşluk bırakarak yazım alanını tespit etmelisiniz. Eğer slaytlarda maddeler yeralıyorsa her sayfada en çok 6-7 madde olmalıdır. Metinler kısa cümleler halinde olmalıdır, her bir satırda yeralacak kelime sayısı 7-8’i geçmemelidir. Tüm sunumda en fazla iki farklı font kullanılmalıdır. Başlıklar 28, yazılar 22 puntodan küçük olmamalıdır. İdeal büyüklüğü belirleyebilmek için bilgisayar ekranına 2 metre uzaktan bakmalısınız, yazılar okunabiliyorsa ideal punto büyüklüğünü bulmuşsunuz demektir.

Bölüm başlıkları dikkat çekici şekilde ayrıştırılmalıdır. Her slayt birbirini tamamlayıcı olan 2-3 renk kullanmak suretiyle dikkat çekici hale getirilebilir ancak çok fazla, çok canlı ve gözalıcı renkler kullanmamalısınız. Kontrast renkler slaytlarda dikkat çekici olacaktır. Örneğin mavinin kontrastı sarıdır, mavi zemin üzerine sarı yazılar dikkat çekici olacaktır ama zeminde sarı kullanmak göz yorucu olacaktır. Çok parlak veya çok koyu zeminler üzerindeki yazıları uzaktan okumak güç olacaktır. Bu nedenle arka planda kırmızı, sarı, turuncu gibi renkler kullanmamalısınız.

Sunumdaki tablolarda çok fazla bilgi kullanılması izleyicinin dikkatini kaybetmesine neden olacaktır. Matematiksel tablolarda her bir görsel en fazla 30 rakam içermelidir. Sözel tablolarda ise başlık hariç en fazla 35 kelime kullanmalısınız.  Bu rakamsal eşiklerin aşılması halinde izleyicinin dikkati dağılacak ve sıkılacaktır. Sunumunuz sırasında görüşünüzü slaytlarla desteklemeli ama asla slaytta yazanları aynen tekrar etmemelisiniz.

Sunumun sayfaları bir bütünlük içinde olmalıdır, kullanılan yazı karakteri, boyutu ve renkleri benzer olmalıdır. Mümkün olduğunca çok resim ve grafik kullanmalı ancak bunların sunum içeriği ile uyumlu olmasına ve mantıksal bir akışta olmasına dikkat etmelisiniz. Resimler, grafikler ve tablolar akılda canlandırılması zor hususları görselleştirerek dinleyicinin dikkatini yoğunlaştırır ve sözlü mesajları güçlendirir ancak aşırı detaylı tablo ve grafikler dinleyicinin dikkatini harcayabilir ve dinleyici diyaloğunu engelleyebilir.

Sunum materyali farklı şekilde öğrenenleri kapsayacak şekilde hazırlanmalıdır. Görsel öğrenenler için Power Point sunumları, tepegöz, beyaz tahta, sayfalı tahta ve videolar kullanılabilir. İşitsel öğrenenler için müzik ve ses efektleri eklenebilir. Dokunsal öğrenenler için ise anekdotlar, hikayeler, mecazlar veya maketler gibi yardımcı sunum materyalleri kullanılabilir. Sunumlarda flipchart veya beyaz tahta kullanırken dikkat etmeniz gereken şey katılımcılara arkanızı dönmemektir, mümkünse yan dönerek yazmalı ve yazma ve konuşma eylemlerini birkaç saniyede bir değiştirerek katılımcılarla olan temasınızı korumalısınız. Flipchart ve panolar yazmak, çizmek, üstüne not yapıştırmak ve gerektiğinde geri dönebilmek imkanı verdiğinden sunumlar için çok yararlıdır.

Sunumlarda kayıtlı müziklerin kullanılması işitsellerin dikkatini çekmekte çok faydalı olacaktır. Aynı zamanda aralarda dinlenme maksatlı müzik yayını yapmanıza da imkan verecektir. CD oynatıcılar günümüzde giderek daha fazla kullanılmaktadır. Eğitimlerde katılımcıların görüntülerini kaydederek sonradan izletmek faydalı bir yöntemdir ancak insanlar, kendi görüntü ve sesleri sözkonusu olduğunda tepkisel ve savunmacı bir tutum içerisine girebilirler. Dolayısıyla olası tepkilere hazırlıklı olmak ve katılımcılara empati göstermek gereklidir.

 

Kürşat Tuncel hakkında

No information is provided by the author.

Bir Cevap Yazın