Yeni Makaleler

Prim ve Performans Sistemi Kurma Çalışmasının Süreçleri Nedir?

Önceki makalelerimde sizinle etkili bir prim – performans sisteminin sahip olması gerekli genel nitelikler ile performans sisteminde kullanılabilecek bazı anahtar göstergeleri (KPI) paylaşmıştım. Bu kez de bir prim ve performans sistemi kurma çalışmasının detaylarını yani iş sürecini sizinle paylaşacağım;

1. Prim – performans sistemi kurma çalışmasının ilk adımı şirketin üst yönetimi ile yapılacak bir toplantı ile şirketin konumlandırmasının, ana stratejisinin, iş hedeflerinin, yerleştirilmek istenen kültürün, personelde aranan temel niteliklerin tespit edilmesidir. Bu toplantıda yönetim şirketin kısa-orta-uzun dönemli büyüme projeksiyonlarını ortaya koyar ve bu hedeflere ulaşabilmek için kritik aksiyonların neler olduğu, bu aksiyonları almakla sorumlu departmanlar ve çalışanlar belirlenir. Bu şekilde şirket üst yönetimi genel olarak kendisi için “Performans”ı ve kritik çalışanları tanımlamış olacaktır. Kritik çalışanlar şirket içinde primle teşvik edilmesi gereken kişiler olacaktır. Aynı zamanda bu toplantıda üst yönetim prim dağıtımı politikasını da belirleyerek oluşturulacak prim havuzunun temelini atacaktır. Kurulacak sistem yalnızca bir matematik modellemeden ibaret olamayacağı için prim ve performans sistemine ilişkin genel ödüllendirme ve cezalandırma prensipleri de ortaya konacaktır. Örneğin, performans ölçüm dönemleri, prim ödeme dönemleri, olumlu gelişme izleme dönemleri, düşük performansa katlanma dönemleri gibi önemli kararlar alınacaktır.

2. İkinci bir toplantı da üst yönetim tarafından hedeflere ulaşma yolunda etkili olacakları beklenen kritik çalışanlarla yapılır. Bu toplantıda çalışanların mevcut yetkinlikleri, görev tanımları, performans anlayışları, motivasyon kaynakları, tatmin noktaları, mevcut prim ve performans politikası konusunda takdir ve eleştirileri belirlenmeye çalışılır. Bu şekilde hem kurulacak sisteme katkı yaptıkları için ileriki aşamada çalışanların kurulacak sistemi kabul etmeleri daha kolay olacaktır. Aynı zamanda sistemin adil, kabul edilebilir, anlaşılabilir ve etkili olması için çalışanların genel yaklaşımı tespit edilmiş olur. Bu toplantıların gizli ve teker teker,  isim bazında sonuçları üst yönetimle paylaşılmayacak şekilde yapılması daha doğru olur. Böylece çalışanlar açık yüreklilikle beklentilerini ve düşüncelerini yansıtabilirler. Bu toplantı sonucunda kritik çalışanlar için pozisyonların anahtar performans göstergeleri ortaya konmuş olacaktır. Aynı zamanda bu toplantılarla kurulacak sistem konusunda çalışanların ilk bilgilendirilmesi yapılmış olacak ve temel prensipleri anlamaları da sağlanacaktır.

3. Üçüncü toplantı ise şirketin insan kaynakları yöneticileri ile yapılır. Bu toplantıda prim ve performans sistemine girecek kritik personel, bu personelin yetkinlik kriterleri, iş tanımları ve anahtar performans göstergeleri yanında numerik bazlı (Ciro, tahsilat vb.) ve yetkinlik bazlı (kişisel gelişim, takım çalışmasına yatkınlık, sorumluluk alma vb.) soft yetkinlikleri ortaya konacak ve sistemde bunlara verilecek ağırlıklar belirlenecektir. Prim hedeflemelerinin yapılabilmesi için sektörel bir bench marking (Rakiplere göre kıyaslama) çalışmasının da yapılması ve sektördeki baz maaş ve prim seviyelerinin tespiti gerekecektir. Buna göre şirket toplam çalışan gelirinde hangi seviyede durmak istediğini, yani bir anlamda sistemin teşvik ediciliğini belirleyecektir. Bu çalışmada kritik çalışanlar için baz maaş ve tam performans durumundaki prim tutarları belirlenerek oluşturulacak prim havuzu ile uyumu sağlanır. Aynı zamanda bu çalışmalarda sistemin bazı önemli prensipleri modele eklenir; Örneğin, prim ödemelerinin hemen dönem sonunda yapılması, herhangi bir kesinti ve rezerv uygulaması yapılmaması, prim tavanı kullanılmaması (Sky is the limit), her bireyin performansının bireysel ölçülmesi, takım hedeflerinin bireysel çatışmaya yol açmaması, soft yetkinliklerin ve sürdürülebilirlikle ilgili ölçümlerin de kullanılması vb.

4. Takip eden aşama performans sisteminin matematik modellemesinin yapılmasıdır. Bu aşamada hem numerik performans kriterleri hem de soft yetkinlikler toplamda 10’u aşmayacak şekilde sadeleştirilir ve toplam performans puanı içindeki ağırlıkları belirlenir. Her bir yetkinliğin ve hedefin nasıl ölçüleceği ve puana dönüştürüleceği ve sonrasında da genel puana nasıl varılacağı belirlenir. Model herkesi içermese de belirli sayıda çalışanı esas alarak matematik temellere oturtulur ve sonucu görülür. Bu çalışma ile prim havuzu oluşturulması, beklenen performansın belirlenmesi, hedeflerin bireyselleştirilmesi, farklı görevlere sahip kişilerin hedeflerinin dengelenerek adaletin sağlanması, hedeflerin puana dönüştürülmesi ve en sonunda da puanın prime dönüşmesi evreleri modellenerek sistem çalıştırılır ve sonucun tutarlı olup olmadığı ya da düşünülmeyen bir handikapa yol açıp açmadığı belirlenir. Herhangi bir olumsuzluk yoksa sistem üst yönetime sunulur ve ana yapı hakkındaki onayları alınır. Varsa gerekli değişiklikler ve hedef ağırlıklandırılması veya hedef farklılaştırılması gibi ince ayarlar bu aşamada yapılır. Sonuç olarak tüm çalışanların tam performansı durumunda prim havuzunun tamamen dağıtılması durumu oluşmalıdır.

5. Beşinci aşamada üst yönetimin onayını almış prim ve performans sistemi tüm kritik çalışanları içerecek şekilde uygulanır. İlk önce geçmiş yıl verisi kullanılarak, sonrasında da uygulama yılı tahmini verilerini kullanarak sistem çalıştırılır ve tüm çalışanlar için verdiği sonuç bir kez daha analiz edilir. Gerekirse bu aşamada farklı departmanların yöneticileri ile bölümlere ve çalışanlara ilişkin bireysel hedeflerin dengeli şekilde verilebilmesi için hedef farklılaştırma ve hedef dengeleme çalışmaları yapılır (Örneğin, satışı çok zor olan bir ürün ile kolay bir ürün arasındaki zamansal farklılığın modelde giderilerek satıcıların eşit güçlükte hedeflerle ölçülmesi gibi.). Bu aşamada performans sistemi için verilecek numerik hedeflerin belirlenmesine ilişkin prensipler ve dengeler ortaya konmuş olacaktır. Bu aşamada hedeflerin bireysel çatışmalara yol açmaması ve takım hedeflerine eşit katkı yapılması prensipleri gözetilir. Çalışmanın sonunda tahmini prim havuzunun model çerçevesinde dağıtımı yapılarak çalışanlara düşen prim rakamları hesaplanır. Tüm bunların sonunda elde edilen sonucun şirketin ana hedeflerine ulaşmayı sağlayıp sağlamadığı ve teşvik ediciliği durumları değerlendirilir.

6. Son aşamada ise tamamlanan sistemin çalışanlara sunumu ve kullanıcılara öğretilmesi için düzenlenecek eğitim çalışmaları vardır. Bu aşamada hem sistem ve matematik alt yapısı çalışanlara anlatılır hem de onların günlük takip yapabilecekleri basitlikte bir yazılım versiyonu hazırlanarak, bu program performansı ölçülecek kişilerin bilgisayarlarına yüklenir. Böylece herkes, her an performansının son durumunu ve alacakları primi görebilir durumda olacaktır. Aynı zamanda çalışanlara sistemin teşvik noktaları anlatılarak motivasyonları yükseltilir. Diğer yandan doğal olarak sistemin ceza unsurları da çalışanlara anlatılmış olur. Eğitim çalışmasında tek amaç yalnızca teknik olarak sistemin öğretilmesi değil aynı zamanda üst yönetimin bu sistemin arkasında olduğunun ve taviz vermeyeceğinin çalışanlar tarafından anlaşılmasının sağlanması ve çalışanların sistemin adil, kolay anlaşılabilir, teşvik edici ve geliştirici olarak kabul etmelerinin sağlanmasıdır. Keza yine bu eğitim sürecinde bölüm yöneticilerinin çalışanlara bireysel hedeflerini verirken bunların seviyesini nasıl belirleyebilecekleri ve bu numerik hedeflerin şirketin genel hedefleri ile bağlantısı da öğretilecektir. Bütün amacımız prim – performans sistemine sorunsuz ve yumuşak bir geçiş yapılmasının sağlanması, çalışanlarda korku ve direnç oluşmasının önlenmesi ve motivasyonun yükseltilmesidir. Tüm bunlar daha etkili bir performans sistemi ile şirketin hedeflerine ulaşabilmesi içindir.

(*) Kürşat Tuncel, Satış Küpü Sales & Marketing Solutions, Prim-Performans Sistemleri Tasarımı

3. Üçüncü

Comments Closed

Comments are closed. You will not be able to post a comment in this post.