Çalışma hayatında gözlemlediğim en büyük eksiklik insanların zaman planlaması yapmayı ve işleri önceliklendirmeyi bilmemeleridir. Ben de dahil performans koçlarıyla çalışanların en fazla seslendirdikleri konu da bunlar olsa gerek. Bu konuda yardım etmeye çalışırken danışanlardan on beş gün kadar nasıl çalıştıklarını ve neler yaptıklarını yarım saatlik dilimler halinde kaydetmelerini isterim. Bu çalışmanın amacı aslında vakti ne kadar verimsiz kullandıklarını onlara fark ettirmektir. Araştırmalar gösteriyor ki gün içinde sekiz saatlik mesainin ortalama 2,5 saatinde verimli çalışma sergileyebiliyor, kalan zamanı ise tam anlamıyla heba ediyoruz. Sıkılıp boş boş etrafa baktığımız dakikalar, uzayan kahve molaları, sabah gazetesi keyiflerimiz, internette dolanarak veya sosyal medya hesaplarımıza bakarak harcadığımız zamanlar, ayaküstü işyeri muhabbetlerimiz, uzatılmış sigara molaları veya öğle yemeği araları, işimiz var diye erken işten çıktığımız zamanlar, uzayan ve muhabbete dönüşen toplantılar veya çalışırken birilerinin odamıza dalarak bizi bir şeylerle meşgul etmeleri işte verimsiz zaman kullanımına verilebilecek örneklerdir. Oysa verimli çalışma, üzerinde çalışılan konuya tam anlamıyla yoğunlaşarak bölünmeden çalışma anlamına gelir. Bunu başarabilmek için en uygun yöntemlerden birisi günlük zamanımızı dikkatle planlamak ve kesinlikle bu plana uymaktır. Böylesi bir planlama öncelikle işleri önceliklendirmeyi gerektirir.
İş hayatında tüm işler aynı önemde değildir. Çalışanların yaptığı en büyük hata, not aldıkları işleri sırayla yanlarına tik atarak bitirmeye çalışmalarıdır. Oysa Pareto tarafından geliştirilen ve çok bilinen teoriye göre faaliyetlerimizin %20’lik kısmı elde edeceğimiz sonuçların %80’ini etkileyecektir. Bu da demektir ki çok çalışmak değil etkili çalışmak ve kritik faaliyetleri önceliklendirmek elde edeceğiniz şeyleri belirleyecektir. Önceliklendirmede ilk sırada bize hemen para kazandıracak işler gelmelidir, ikinci sırada düzeltilmesi gereken hatalar gelmelidir, üçüncü sırada para kazanmamızın alt yapısını oluşturan işler gelir. Son sırada ise bürokratik kayıt işleri gelir. Günlük faaliyetlerimizi programlarken işlerin yanına önem skalasını belirtecek bir harf kodu vererek hangilerinin öncelikli olduğunu belirlemeliyiz.
Diğer bir planlama zorunluluğu da işlerin kendisine ayrılan zaman dilimi içinde bitirilmesi zorunluluğudur. Bu amaçla toplantıların ucu açık bırakılmamalı, başlangıç ve bitiş zamanları baştan belirlenmelidir. Toplantılar gündeme bağlı kalmalı ve gündem dışı şeyler konuşulmamalıdır. Randevular için katılımcılara mutlaka görüşmenin bitiş zamanı belirtilmelidir.
İnsan beyni aynı anda tek bir işi etkili ve verimli şekilde yapabilir. Aynı anda çok iş yapma beklentisi bir hayaldir ve biyolojik kapasitemize uygun değildir. İşlere ara verilmesi, araya başka işler alınması, odaklanmanın kaybedilmesi işe yeniden başlandığında patinaj çekilmesine yol açar ve zaman kaybı yaratır. Bu nedenle örneğin sabah 9-10 arasını maillerinizi cevaplamaya ayırdıysanız kapınızı kapatıp işinizi hiç bölmeden yalnızca maillerinizi yanıtlamaya odaklanmalısınız. Belirlediğiniz zaman dilimlerinde ilgili işi sonuçlandırırken hiçbir şeyin sizi bölmesine izin vermeyin, ara vermeyin, aynı anda birkaç şey yapmaya çalışmayın.
Günlük mesainize başlarken kahvaltı, gazete okumak vb. ihtiyaçlarınızı mesai saati başlamadan halletmiş olun. Bugün artık mobil cihazlarla işlerimizi yapabiliyoruz, bu nedenle mail cevaplamak gibi para kazandırmaya yaramayan ama yine de yapılması gereken işleri mobil cihazlarınızla yolda, arabada veya evde akşam TV seyrederken bile yapabilirsiniz. Telefon aramalarınızı kahve veya sigara molalarınızda veya Blue Tooth bağlantısı sağlayarak arabanızda yoldayken yapabilirsiniz. Araba yolculukları hem telefon araması yapmak için hem de işlerinizi planlayıp zihninizde senaryolarınızı oluşturmak için en iyi zamanlardır. Yaptığınız zaman planlamasına mutlaka sadık kalmalısınız. Gün içinde kontrol edemediğiniz nedenlerle zaman planlamanız sarkarsa kaybedilen zamanı telafi etmeden işten çıkmayın ve kesinlikle ertesi güne ertelemeyin. Çünkü bu şekilde zaman kayıpları zincirleme bir şekilde planlamanızı etkileyecek ve belirli bir süre sonra artık yetişemeyeceğiniz bir hal alacaktır.
Günlük zamanınızı bloklamak ve buna uymak verimliliğinizi artıracaktır.
Toplantı zamanınızda maillerinize bakmayın, önemli dosyaları incelerken internette gezinmeyin, ziyaretçi kabul etmeyin. Mümkün mertebe toplantı düzenlemeden işlerinizi çözümlemeye çalışın. Toplantılar en büyük zaman kaybı kaynağıdır ve nadiren düzenlenmeleri için gerçek bir sebep vardır. İş seyahatleri ancak size para kazandıracak bağlantılar, yeni müşteriler yaratacaksa veya çok önemli problemleri çözecekse gereklidir. Bunun dışında ağırlıklı gezi amaçlı seyahatler zaman kaybını derinleştirir ve işlerin sarkmasına sebep olur. İşyeri dışındaki ziyaretler mümkün mertebe birbirini izleyecek şekilde, uygun rotalara yerleştirilmiş olarak, yani minimum zamanda maksimum noktaya ulaşacak şekilde planlanmalıdır. Bu amaçla gerekirse toplantıları belirli gruplar oluşturarak yapılmalıdır. Kiminle ne sebeple görüşeceğiniz de önemlidir. Herkes bizim için eşit değerde olmamalıdır. En fazla zaman ayırmamız gereken kişiler bize en fazla para kazandıranlardır. Maliyeti çok, aşırı zamanımızı alan ama o derece kar bırakmayan işler ve kişilere zaman ayırmaktan kaçınmalıyız. Bu nedenle ilişki listemizde aynı işleri önceliklendirdiğimiz gibi kişilerin önem derecesini belirlediğimiz bir skalaya ihtiyaç duyar. Kişilerin önem derecesine göre onlara ayıracağımız zamana karar vermeliyiz. Bizim için yeteri kadar önemli olmayan kişileri başka kişilere yönlendirmeliyiz. İşleri önceliklendirmek, kritik önemi olmayan işler için başkalarını yetkilendirmek kişisel zaman yönetimimiz açısından çok önemlidir.
Teknolojiden faydalanmak zaman planlaması açısından kritik önemdedir. Ekip toplantıları illa gerekiyorsa internet üstünden görüntülü arama ile kısa süreli olarak yapılabilir. Rapor sunumları vs. internet dosya paylaşımı ile yapılabilir. Kişisel takvimlerimizi ekibin ortak paylaşımına açarak koordinasyonu iyileştirebilir ve zaman kaybını minimize edebiliriz. Kağıt kullanımı ve raporlama gereklerini minimize ederek CRM ve ERP uygulamaları üzerinden faaliyetlerimizi yürütmeyi tercih edebiliriz. Böylece işin yapılması, raporlanması ve takibi süreçleri birleşmiş olur. Günümüzde gelişen teknoloji bizim bir ofise bağlı olmadan çalışabilmemize, yüz yüze ziyaretleri azaltarak internet üzerinden ilişkilerimizi yürütebilmemize, seyahat ihtiyaçlarının son derece azalmasına imkan sağlamıştır. Kişisel disiplinimizi zaman planlamamıza yansıtarak teknoloji ile desteklediğimizde zmanı daha verimli kullanmamız hiç de zor değildir.