Öncelikle motivasyon unsurunun temellerini anlamadan bir performans sistemi oluşturmanın mümkün olamayacağını belirterek başlayalım. Motivasyon, içsel ve dışsal motivasyon olarak ikiye ayrılır. İçsel motivasyon, kişinin kendi kendini güdüleyerek yaptığı işten keyif alması, yaptığı şeyi kontrol ettiğini hissetmesi, kapasitesinin tamamını kullanması, yaptığı iş sırasında zorlanması, bu süreçte geri bildirimlerden keyif alması, kendisine belirli hedefler koymasıyla ve zaman mefhumunu kaybetmesiyle ifade edilir ve “Akışta olmak” terimiyle bu durum özetlenir. Örneğin, bir yazarın yeni kitabı üzerinde saatlerce durmaksızın çalışması, bir sporcunun uzun süreler boyunca istikrarla antrenmanlarını sürdürmesi, bir ressamın resimleri satmasa bile resim yapmaya devam etmesi gibi durumlar bu kişilerin akışta olduklarını gösterir.

Dışsal motivasyon ise kişinin dışsal teşviklerle güdülenerek bir işi tamamlamasını sağlamaktır. Otoritenin gücüyle veya parasal teşviklerle bir işi tamamlamak ilk akla gelebilecek örnekler olabilir. Dışsal olarak motive olan kişiler bir işi yapmaları zorunlu olduğu için veya yapmaları durumunda olumlu teşvikler görecekleri veya yapmamaları halinde cezalandırılacakları beklentisiyle harekete geçerler. Yaptıkları işten özünde keyif almazlar, dışsal motivasyonların etkisi kısa sürelidir, bu nedenle zaman mefhumu kişinin aklından çıkmaz, hedefler dışsal olarak belirlenir, dolayısıyla bu durumlarda kişi akışta değildir ve ya bir ödül için ya da ceza görmemek için harekete geçer.

Bilmemiz gereken en önemli konu, içsel olarak motive olan insanları başardıkları için dışsal teşviklerle motive etmeye kalkarsanız bu kişilerin performanslarının düşmeye başlayacağıdır. İçsel motive olan insanlar otokontrole sahiptir. Örneğin, bir satıcı insanlarla ilişki kurmaktan keyif alarak satış yapıyorsa içsel motivasyona sahiptir, bu kişi ödül ve cezadan bağımsız olarak bu işi kendi için anlamlı kabul ettiği için yapmaktadır. Onun bu performansını daha da artırmak isteyen patronu bu başarısı için parasal bir ödül verdiğinde işler değişmeye başlar. Bu durumda artık satıcının otokontrolü ortadan kalkmıştır, artık kendi kafasındaki hedef ve başarı tanımıyla değil ona verilen prim ile başarısını değerlendirecek ve bu yönde beklentiye girecektir. Bunu yaptığınızda onun içsel motivasyonunu öldürmüş ve dışsal motivasyon beklentisine sokmuş olursunuz. Artık bu satıcı prim alamadığında motive olamayacak ve harekete geçmeyecektir. Oysa içsel motivasyonu olan insanları ödüllendirmek istediğinizde onların içsel motivasyonunu artıracak ödüller seçmelisiniz. Örneğin, örnek aldığı meşhur bir yönetici ile tanışmasını sağlayabilir, onu yurtdışında konusunda bir eğitime gönderebilir veya ara sıra ona gelişmesi için kitaplar ve eğitimler hediye edebilirsiniz. Şirketinizi temsilen üniversitelerde konuşmalar yapmaya gönderebilirsiniz. İşin parasal kısmına gelince bu tip kişilere satış yaptığında prim vermek yerine düzenli gelirlerini iyileştirmeli ve yan haklarını geliştirmelisiniz.

Dışsal motivasyonu olan kişiler basit olarak parasal teşviklerle harekete geçirilebilirler ama bu durum onlarda kalıcı davranış değişiklikleri yaratmaz, kendilerini feda etmelerini sağlamaz, performanslarının tamamını kullanmaları ya imkansızdır ya da bunu çok kısa bir süre başarabilirler. Örneğin, yüksek primle çalıştırdığınız bir satıcı dışsal motive olan birisiyse bu primleri 3-4 ay motive edici bulacak ama takip eden ay mutlaka kendi içsel motivasyonunu sağlayacak bir şey yapmak, mesela tatile çıkmak isteyecektir. Bu imkanı bulamadığında da performansı düşmeye başlayacaktır. İnsanlar kendileri için anlamlı olacak ve kendilerini adayabilecekleri faaliyetler için ancak fedakarlık yaparak yüksek performans sergileyebilirler. Dışsal teşvikler kısa sürede yoğun bir motivasyon sağlasa da etkisi sürdürülebilir değildir. Bu alanda yapılan birçok araştırmada parasal teşviklerin ancak temel ihtiyaçları (barınma, yeme, içme, ulaşım) karşılama seviyesine kadar tatmin sağladığı ancak bunun üzerinde tatmin seviyesinin neredeyse sabit kaldığı ortaya konmuştur. Yani üst düzey başarılar elde ederek temel ihtiyaçlarını karşılamış bir çalışanı artık parayla yüksek seviyede motive etmeniz mümkün değildir. Ne yazık ki iş dünyasında çalışanlar dahi bu basit gerçeğin bazen farkında olmamakta ve aradıkları tatminin parasal ödüllerden geleceğini ummaktadır. İşin aslı parasal ödüller birçok araştırmada tatmin sağlayan unsurlar içinde ilk beşe zor girmektedir. İnsan özünde kendisini değerli hissetmek, anlamlı işler yapmak, yaptığı işlerde kontrolü olmak, geri bildirim almak, kendisini geliştirebilmek gibi içsel motivasyonlar peşindedir.

Çalışanlar için motivasyon sistemi oluşturmak isteyen organizasyonlar temelde içsel ve dışsal motive olan çalışanlar için bu farklılığı dikkate alan teşvikler geliştirmelidir. Bir performans sistemi 10 tane satarsan 100 TL prim alırsın basitliğinde olamaz. Bu tür bir ödüllendirme sürdürülebilir bir performans gelişimi sağlamaz. Bakın çalışanların pek çoğu kurumsal ve marka olmuş şirketlerde çalışmayı tercih eder, oysa orta ölçekli ve kurumsal olmayan şirketlerde çalışmanın parasal ödülleri çok daha yüksektir. Doğal olarak iyi çalışanlar için rekabet dezavantajı olan küçük şirketler çok daha iyi parasal haklar sağlarlar ancak kurumsallığın olmaması, beklenen şekilde takdir görmeme, işin üstünde kontrolün olmaması, düzenli geri bildirim ve gelişim imkanları olmaması, kuralsızlık, hedeflerin ve başarı kriterlerinin belirsiz olması gibi sebeplerle bu tür şirketlerde çalışanlar neredeyse bir kural olarak sürekli bir tatminsizlik içindedirler. Tersine, parasal imkanları daha düşük ama çalışanına değer veren, saygı duyan, gelişimini destekleyen, onlara otonomi tanıyan ve açık performans ve başarı hedefleri koyabilen şirketler ise her zaman öncelikle tercih edilir. İş dünyasında çalışanının performansını geliştirmek ve bir ödül/ceza sistemi kurmak isteyen şirketler mutlaka davranışsal psikolojinin sağladığı bilgileri gözönüne almalıdır. Satış Küpü, prim ve performans sistemlerinin tasarımı konusunda ihtiyaç duyan şirketlere danışmanlık sağlamaktadır.