Randevu alma aşaması satıştan önceki satış aşamasıdır. Eğer randevu alamazsanız satış çabalarınız daha başlamadan sona erecektir. Reddedilmenin psikolojisi sizde başarısızlık hissi uyandıracaktır. Bu duygu birçok satıcının kariyerinin daha başlamadan bitmesine yol açmaktadır. Bu nedenle her şeyden önce, bir satıcı randevu alabilmek (randevu satabilmek) becerisini edinmelidir. Şunu unutmamak gerekir; telefonda satış yapmak mümkün değildir. Bazı olağanüstü hallerde müşterinin telefonla satışı talep ettiği durumlar dışında, telefon yalnızca randevu almak için kullanılır.
Telefonda randevu alabilmek için en önemli husus, ön hazırlık yapmış olmanızdır. Hazırlığınız ne kadar kapsamlı olursa kendinizi o kadar güvenli hissedersiniz. Ayrıca telefon görüşmesi sırasında sürprizler ve belirsizliklerle karşılaşmamak için hazırlık şarttır. Bu kapsamda, arama nedeninizi belirlemeli, arayacağınız kişinin işyerindeki konumu ve kişilik özellikleriyle ilgili bilgi edinmeli, daha önce şirketinizle bir ilişkisi olup olmadığını kontrol etmeli, konuşacağınız konuların önünüzde yazılı olarak hazır olmasını sağlamalısınız. Ayrıca, istediğiniz kişiye ulaştığınızda yapacağınız öneriyi ve olası bir randevu için uygun zaman seçeneklerini de belirlemiş olmalısınız. Aradığınız kişinin işine göre arama için hangi saatleri tercih etmeniz gerektiğini belirlemelisiniz. Örneğin, gece geç saatlere kadar çalışan insanları sabah erken saatlerde aramamalısınız veya sabahları ameliyatları olan bir doktoru akşamüstü rahatladığı zaman aramayı tercih etmelisiniz.
Aramadan önce, arama nedeninizi net olarak ortaya koymalısınız. Yalnızca sondaj yapmak amacıyla arama yapmak müşteri üzerinde olumsuz bir intiba bırakır. Arayacağınız kişinin kişilik özelliklerini önceden bilebilmek size çok büyük avantaj sağlayacaktır. Bu kişi ile ortak paydalarınızı biliyor olmak da konuşmaya başlarken size bir avantaj sağlayacaktır, örneğin, her ikinizde Galatasaray liseli veya Mülkiyeli iseniz ister istemez arada bir sıcaklık doğacaktır. Benzer şekilde bu kişinin şirketinizle ilgili daha önce yaşamış olduğu olumlu veya olumsuz deneyimler de görüşmenizin akıbetini belirleyecektir. Daha önce şirketinizle kötü bir tecrübe yaşayan bir kişiye, “Biliyorum daha önce sizi mağdur etmişiz, çok üzgünüm ama yeni geliştirdiğimiz sistem size önemli avantajlar sağlayacak” şeklinde bir yaklaşım göstermeniz, hem özrünüzü ve pişmanlığınızı tekrar edecek ve empatinizi gösterecektir, hem de ortaya koyduğunuz değer önermeniz, o kişinin beynine kendi çıkarına bir fırsatla karşı karşıya olduğu mesajını gönderecektir.
Görüştüğünüz kişiyle ilgili bilgiler, teklifler, talepler gibi hususların önünüzde yazılı olarak bulunması görüşme sırasında ihtiyaç duyduğunuzda bu bilgileri referans alabilmenizi sağlayacaktır. Bugün satış ekiplerinin kullandığı modern CRM yazılımları satıcılara ihtiyaç duydukları anda bilgisayarlarında bu bilgileri görebilme imkânı sağlamaktadır. Telefonu açan kişi ulaşmak istediğiniz kişi değilse, amacınıza ulaşmak için o kişinin desteğini almak önemli hale gelecektir. Bu gibi durumlar için ulaşmak istediğiniz kişinin asistanının adı veya oda arkadaşları gibi bilgileri edinmiş olmanız işinizi kolaylaştıracaktır. Ulaşmak istediğiniz kişiye ulaştığınızda önünüzdeki bilgileri rutin bir şekilde okumak yerine kendi ifadelerinizi kullanmalı, ancak ihtiyaç duyduğunuzda notlarınıza göz atmalısınız. Her şeyin olumlu gideceğini planlayarak olası bir randevu için uygun zaman alternatiflerini belirlemiş olmalısınız. Seçenekli sorulardan hatırlayacağınız gibi, insan beyni kendisine sunulan seçenekler arasında seçim yapmaya eğilimlidir. Bu sebeple, zaman seçenekleri ile karşınızdaki kişiyi randevuya yönlendirmeniz daha kolay olacaktır.
Telefon görüşmeniz sırasında ilk 30 saniyenin konuşmanızın kaderini belirleyeceğini bilmelisiniz. Eğer karşı taraftan gelen tepki, sizde aramanız için uygun bir zaman olmadığı algısını uyandırmışsa, uygun bir zamanda daha sonra tekrar aramayı teklif etmeniz gerekir. İstenilen kişiye bağlanmanın en zor yanlarından birisi sekreterleri atlatmaktır. Ancak aslında bu atlatma anlayışı tam da sizi başarısızlığa götürecek etkendir, zira bu tarz aradaki kişileri atlatmanız değil kazanmanız gerekir.
İstenilen etkiyi yaratabilmenin birinci aracı, profesyonel nezaketinizdir. Sekreter ile görüşecekseniz mutlaka önceden ismini öğrenerek ona adıyla hitap etmelisiniz. Bunun için basitçe şirketin santralini arayarak önce ulaşmak istediğiniz kişinin asistanıyla ilgili bilgileri alabilirsiniz. Kendinizi tanıtarak, varsa geçmişte yaptığınız görüşmeyi kendisine hatırlatarak sekreterin işini kolaylaştırmış olacaksınız. Aradığınız kişinin görüşme için müsait olup olmadığını, görüşmeniz için onun uygun göreceği zamanı sorarak sekretere önem verdiğinizi göstermiş olursunuz. Sekreterden görüşme için yardımını rica ederek sekretere bir sorumluluk yüklemiş olursunuz. Psikolojik araştırmalar gösteriyor ki, insanlar kendilerinden yardım istenildiğinde genellikle yardım etmeye eğilimlidirler. Bu olumlu yaklaşımın sonunda sekreter sizi doğru şekilde yönlendirecektir. Olumlu bir iletişimle sekretere yaklaştığınızda;
– Ahmet Bey, Garanti Sigortadan Mehmet Bey arıyor, geçen hafta da aramıştı, çok kibar bir bey, bağlayayım mı?
Diye soracaktır. Halbuki onu atlatmaya yönelik olumsuz bir yaklaşımın sonucunda;
– Ahmet Bey, Garanti Sigortadan Mehmet Bey arıyor, geçen hafta da üç kez aradı, çok yapışkan bir adam, meşgul olduğunuzu söyleyeyim mi?
Diyerek size karşı kuvvetli bir cephe oluşturacaktır.
Sekreterlerle veya aradaki yardımcı kişilerle görüştüğünüzde herhangi bir karışıklığa mahal vermemek için aradığınız kişinin adı ve soyadını söylemelisiniz, zira şirketlerde aynı isimde birden fazla kişi olması olasıdır. Görüşeceğiniz konu hakkında sekretere hiçbir şey söylemez ve atlatmaya çalışırsanız o da kendisine önem vermediğinizi düşünerek sizi atlatacaktır. Bunun yerine konunun ana hatlarını ona söylemelisiniz ki, o da patronuna aktarırken yeterli bilgi sahibi olabilsin. Ancak arama konunuzu açıklarken çok fazla detaya girmemelisiniz. Sonuç olarak satışı sekretere yapmayacaksınız.
Görüşmek istediğiniz kişiye bağlandığınızda, onun dikkatini çekecek bir giriş yapmalısınız. Taktik satış bölümünden hatırlayacaksınız, yüz yüze görüşmelerde değer önermesinin mümkün olduğunca çabuk ortaya koyulması gerektiğini söylemiştik. Böylece karşınızdaki kişi sizi dinlemek için bir fırsat verecektir. Ne demiştik? İnsan ilkel beyni benmerkezcidir, ancak kendisine fayda sağlayacak şeylerle ilgilenir. Satışın en önemli kısmı neydi? Müşterinize sağlayacağınız somut faydayı ortaya koymak. Telefon görüşmesi de ön satış sayıldığına göre aynı satış yapar gibi değer önermenizi hemen ortaya koymalısınız. Bu şekilde görüştüğünüz kişinin merakını uyandırmış ve bir yakınlık sağlamış olacaksınız.
Etkili giriş yapabilmek için giriş cümlelerinizin güçlü sözcükler içermesi gerekir. Bu amaçla kullanılabilecek güçlü sözcükler; özel/ yatırım/ fırsat/ doğal/ teklif/ kesin/ mükemmel/ kazançlı/ farklı/ kar/ karlı/ yepyeni/ hemen/ ilginç/ yeni/ değer/ yararlı gibi sözcüklerdir.
– Karlılığınızı artıracak mükemmel bir teklifim var
– Bu şekilde ürettiğiniz malları hemen teslim edebileceksiniz.
Meramınızı anlattıktan sonra konuşmanın inisiyatifini elinizde tutabilmek için karşınızdaki kişiye randevu seçeneklerini sunmalısınız. Burada yanıtı “Hayır” olabilecek kapalı uçlu sorular yerine seçenek içeren sorular sormalısınız. Seçenekli sorular sonucunda size farklı bir alternatif önerilse de nihai olarak amacınıza ulaşmış olursunuz.
– Yarın sabah sizin için uygun mu? Hayır…
– Yarın mı perşembe günü mü geleyim? Yarın gel…
– Yarın mı perşembe günü mü geleyim? Cuma günü daha uygunum…
Konuşacağınız kişinin hattı meşgulse, beklemeyi tercih etmeyin ve asistanından daha sonra tekrar arayabilmek için uygun zamanı öğrenin. Beklediğiniz zaman, karşıdaki kişinin sizinle ne zaman konuşmak için uygun olacağını bilemezsiniz ve çok beklemek sizi yıpratacağı gibi karşıdaki kişiye de sizin zayıf olduğunuzu düşündürtür. Bazen karşıdaki kişiye uygun olduğunda bizi aramasını söyleriz. Bundan kaçınmanız gerekir, zira bu şekilde aranmanızı karşıdaki kişinin insafına bırakmış olursunuz.
Telefonla özellikle satış amaçlı bir randevu almak dünyanın en zor işlerinden birisidir. Bu konuda başarılı olabilmek için, sabırla bir ilerleme sağlamaya çaba göstermelisiniz. İlk zamanlarda karşılaşabileceğiniz başarısızlıkların moralinizi bozmasına izin vermeyin. İstikrar konusunda çok bilinen bir hikâye vardır; adam her gün küçük buzağısını kucağına alıp bahçede gezdirirmiş. Sürekli olarak bunu yaptığı için zaman geçtikçe buzağı kocaman bir öküze dönüştüğünde de kucağında taşımaya devam edebilmiş.